¿Que es?
Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que por desconocimiento la mayoría de las veces nunca abrimos pero que es exactamente, cuales son sus utilidades y que podemos hacer con dicha herramienta.
La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:
- El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
- Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.
- El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos para poder analizar a golpe de ratón y en segundos los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc.
- La gestión de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de datos, ingresos, gastos, recibos, préstamos, todo bien organizado y que nos permita de forma cómoda introducir los datos y con un golpe de ratón visualizar informes de nuestras cuentas.
- En mi empresa, el control del almacén podemos llevarlo con una base de datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base de datos.
- En mi empresa, la gestión de una campaña de marketing podemos dirigirla y analizarla con una base de datos donde introducir toda la información, gastos, contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.
- Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos, exámenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nóminas, etc, todo ello desde una base de datos.
VENTAJAS: Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:
- Tablas para almacenar los datos.
- Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
- Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.
- Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
- Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.
- Almacenar los datos una vez en una tabla y verlos desde varios lugares.
Ademas puede hacer bases de datos con las que puedes resolver mas tu vida ya que Excel no puede.
DESVENTAJAS: Tiene limitaciones en el procesamiento de las búsquedas, ademas que si la quieres usar para ambientes corporativo no te va a servir por su poca estabilidad, si quieres usarla para proyectos de la escuela o bases de pequeños negocios que no requieren alta disponibilidad, la puedes utilizar.
Uno de los grandes inconvenientes que tiene la base de datos de Access es que no es multiplataforma, pues sólo está disponible para sistemas operativos de Microsoft, Su uso es inadecuado para grandes proyectos de software que requieren tiempos de respuesta críticos
Si quiere una base de datos mas robusta, para ambientes mas grandes, aunque un poco mas complicada puede usar MYSQL es gratuita si es para sistemas internos o personales y con un pequeño pago para que puedas distribuirla.SQL express de microsoft tambien es gratuita y funciona bien para integrar sistemas .NET y tambien puedes pedir una licencia para usarla en sistemas que quieras comercializar, aunque no se si tiene un costo por esto.
SQL server es mucho mas completa y puede soportar bases de datos empresariales con alta cantidad de peticiones, pero esta es algo cara (si no la consigues en pirata).
Oracle, es una de los opciones mas completas para grandes ambientes transaccionales de alta disponibilidad, es muy completa pero el costo de las licencias es extremadamente alto.
Angie Yonathan
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